Hallinnon monitilatoimistoprojekti etenee – johdon pilotti alkaa tammikuussa

Oulun kaupungin johtoryhmä näytti maanantaina vihreää valoa Kaupungintalolla aloitettavalle monitilatoimistopilotille. Joulukuun puolivälin ja tammikuun alkupuolen välillä toteutettavat tilojen ja kalustuksen muutokset mahdollistavat kaupungin johdon siirtymisen uudenlaiseen toimintatapaan, jossa luovutaan omista työhuoneista ja tehostetaan tilojen käyttöä.

– On hienoa, että muutos hallinnon toimintatavoissa ja tilankäytössä voidaan aloittaa kaupunginjohdosta, sillä juuri johtajien työhuoneet ovat olleet kaikkein vähimmällä käytöllä. Oma arvioni on, että olen kokouksissa ja palavereissa muissa tiloissa kaupungintalolla tai aivan muualla yli 90 % työajastani. Aivan samoin kuin minullakin, yleisesti kaupunginjohtajistolla tuntuu olevan eniten aikaa istua oman työpöytänsä ääressä normaalin virka-ajan ulkopuolella – silloin eivät sihteerimme ole paikalla. Niinpä on perusteltua testata, miten työhuoneiden jakaminen sujuu niin kollegoiden kuin sihteerienkin kanssa.

Pilotin ei ole tarkoitus olla pitkä, vaan jo helmikuun jälkeen tehdään arviointia siitä, miten homma on toiminut. Tarkoitus on, että jokainen pilottiin osallistuva saa halutessaan vaikka päivittäin merkitä muistiin kokemuksensa ja ajatuksensa – ja kaikki palaute käydään huolella läpi! Vasta pilotin arvioinnin jälkeen maaliskuussa tehdään pidemmälle meneviä ratkaisuja siitä, missä muodossa monitilaprojektia toteutetaan eteenpäin.

Tavoitteet monitilaprojektille ovat sinänsä ennallaan, ja niin Kaupungintalolla, Oulu10ssä kuin Ympäristötalossakin toimivat projektiryhmät saavat jatkaa työtään. On hyvä pitää mielessä, että projektin ainoana tavoitteena ei ole suinkaan kustannussäästöt, vaikka niilläkin on toki merkitys. Aivan olennainen asia on hallinnon työskentelytapojen muuttaminen. Johtavissa ja asiantuntijatehtävissä toimivien työskentely on jo pitkään ollut liikkuvaa, ajasta ja paikasta riippumatonta. Työ kulkee mukana mobiilien työvälineiden myötä. Työtilojen ja muiden työhön liittyvien järjestelyjen, kuten esim. langattomien verkkojen ja mobiililaitteissa toimivien sovellusten pitää tukea yhteisöllistä ja liikkuvaa työtapaa.

Yhteisöllinen tilojenkäyttö puolestaan vaatii meiltä kaikilta opettelua ja ennakkoluulotonta asennetta – jossakin määrin yksityisyydestä joudutaan tinkimään, mutta tilalle saadaan työtovereiden seuraa ja luontevia kohtaamisia pitkin työpäivää!

Projektin keskeinen tavoite talouden näkökulmasta on kaupungin palvelualojen ja liikelaitosten hallinnon tilankäytön tehostamisella saavutettavat merkittävät tilakustannussäästöt. Ulkoisissa vuokratiloissa on tällä hetkellä hyvinvointipalvelujen, sivistys- ja kulttuuripalvelujen, Oulun Serviisin, Oulun Tilakeskuksen ja BusinessOulun hallintotiloja. Kaikkine kuluineen näistä tiloista maksetaan pari miljoonaa euroa vuodessa. Samaan aikaan meillä on omia tiloja tyhjilläänkin. Silti ensisijainen tavoite on saada hallintojen toiminnot mahtumaan Kaupungintalolle, Oulu10:in ja Ympäristötalolle, joissa tarvitaan toimintatapojen muutosta, jotta kaikki niihin mahtuisimme – meidän on esim. kyseenalaistettava yhden hengen työhuoneet ylipäätään, vaikka tiukasta linjasta sitten joutuisimmekin esim. tuon pilotin arvioinnin myötä hiukan tinkimään!

Tässä lyhyesti hallintotilojen suunnitelmien tilanne nyt:

  • viestintä sekä konsernipalvelujen kehittämisen palvelualueen toiminnot siirtyvät Oulu10:stä syksyllä 2015 Kaupungintalolle
  • hyvinvointipalvelujen hallinto siirtyy Oulu10:iin ja sen ulkoisista vuokratiloista luovutaan vuoden 2015 loppuun mennessä
  • Serviisin toiminnot siirtyvät Ympäristötaloon vuoden 2016 syksyyn mennessä. Tilakeskuksen osalta asia selviää kevään 2015 aikana
  • sivistys- ja kulttuuripalvelujen hallinnon ja BusinessOulun osalta tarkemmat päätökset ratkaisuista tehdään kevään 2015 kuluessa, mutta kaupungin omiin tiloihin siirrytään joka tapauksessa vuoden 2017 aikana

Vetäytymistila-, puhelinkoppi-, kalusto- ja sermiratkaisuilla pyritään varmistamaan työhyvinvointi ja työrauha kaikille. Yhtään seinää ei pilotissa siirretä tai puhkaista. Pilotin kustannusarvio on suuruusluokkaa 55 000 €, koostuen lähinnä sähkö- ja ilmanvaihtoteknisistä töistä ja pienistä rakennusteknisistä muutoksista.

Aineistojen säilytys, vaatekaapit yms. -käytännön kysymyksiä ratkotaan pilottiin valmistauduttaessa erikseen. Myös melua, kopinaa jne. häiriötekijöitä vähentäviä akustisia ratkaisuja pohditaan. Ja koko käytävän yhteiset pelisäännöt tarvitaan – kussakin huoneessa niitä voidaan soveltaa eri tavoin.

Blogikirjoituksen julkaisun jälkeen hallintotilaprojektin toteutus on muuttunut siten, että pilotti toteutetaan kaupungintalolla eri alueella ja noin kaksi kuukautta suunniteltua myöhemmin.

 Ari Heikkinen
Konsernipalvelujen hallintojohtaja

6 vastausta artikkeliin ”Hallinnon monitilatoimistoprojekti etenee – johdon pilotti alkaa tammikuussa

  1. mirja särkelä

    Hei,
    eikö Ari huomaa, ettei kaikki voi kulkea ibadi kainalossa ja tehdä pelkästään sillä töitä. Joku asiantuntija tarvitsee laajasti työskentelypöytää ja paljon kirjallisuutta, joilla välineillä voidaan monitahoisia asioita koota ja käsitellä. Ja ennenkaikkea jonkun pitää ajatella – tarvitaan pysyvä työtila, jossa ei jatkuvasti ramppaa joku edestä ja takaa. Lisäksi jotkut asiat ovat sellaisia, ettei niitä voi hoitaa yhteisissä tiloissa. Siirtyminen ”hiljaiseen huoneeseen” ei auta, kun kaikki paperit ovat jossakin muualla. Ongelmaa ei ratkaista näillä hiljaisilla huoneilla. Yhteisöllisyys ei vain kerta kaikkiaan kaikkien töihin sovi. Joillakin on pakko tehdä työnsä vanhoilla metodeilla kun uudet eivät nivelly ei vaikka kuinka yrittäisi pelkästään tietokoneen varassa olla.

    Miksi markkinoidaan uutta työskentelytapaa, kun tosiasiassa kysymyksessä on aivan toisenlainen tavoite? Ja tämä malli jota ajetaan vimmalla sisään, onkin ”vanha” malli, joka on usean kokemuksen kautta todettu epäonnistuneeksi: työntekijöille tulee paljon sairaslomia, yhteisöllisyys ei anna työskentelyrauhaa, työntekijät ovat levottomia ja sitoutuneisuus työhön puuttuu. Sitäkö tavoitellaan? Huonoa ja huolimatonta hallintoa?

    Oulussa saneeraukseen suunnitellut rakennukset eivät tällaisenaan sisällä riittäviä sosiaalitiloja tiloihin pakattavalle henkilöstölle – luulisi työsuojelun asiaan jossain vaiheessa puuttuvan.

    On tosiasia, etteivät työntekijät (joidenkin tutkimusten mukaan 90 %) uskalla todellista mielipidettään suunnittelijoille ja johtajille sanoa, koska nimi joutuu mustaan kirjaan ja on epätoivottu henkilö. Ymmärrän täysin ihmisten pakkaamisen samoihin tiloihin sellaisten henkilöiden osalta, jotka eivät paljoa työpaikalla ole: johtajat, kentällä työskentelevät, luottamushenkilöt. Mutta ainakin meidän lakimiesten osalta/itse istun kun tatti työpisteessä, joka on samalla sosiaalitila, neuvottelutila, asiakirjojen ja apuvälineiden sijaintitila jne. Ei pidä verrata kaikkien tilatarvetta johtajiin, rutiinitehtäviä tekeviin, työpareihin ja em. tyyppisiin työskentelijöihin. Pitää tulla sieltä tornista työntekijöiden piiriin ja tarkastella kunkin työtä erikseen ja suunnitella asiaa tosiasioiden ja tehtävien töiden pohjalta. Emme saa palkkaa seurustelusta vaan työnteosta.

    Olen nyt epätoivottu henkilö, mutta en ole ainoa, joka ajattelee näin.
    Mirja Särkelä

    Vastaa
    1. Ari Heikkinen

      Hei Mirja, et toisaan ole epätoivottu henkilö, vaan erittäinkin toivottu, kun olet vastannut tuohon blogikirjoitukseeni! Toivon muidenkin reagoivan, haastavan, kiistävän, kiittävän, problematisoivan, pohtivan tai mitä vaan! Uskon avoimeen kommunikaatioon ja jopa parhaimman argumentin menetelmään.

      En väitä, että tämän monitilaprojektin tavoitteet olisivat ainoa totuus, jonka mukaan meidän pitää jatkossa elää. Enkä väitä, että uuteen toimintatapaan siirtyminen olisi helppoa tai kaikille edes mahdollista. Väitän kuitenkin, että ennen kuin monessa muussa organisaatiossa jo testattuja, käytössä olevia ja hyviksi havaittuja toimintatapoja ammutaan suoralta käsin alas, meidän pitää yhdessä pohtia, millä muilla keinoilla voimme päästä noihin minusta aivan erinomaisiin ja osin täysin välttämättömiin tavoitteisiin.

      Sanot Mirja mitä tahansa, maailma ympärillä on muuttunut, työskentelytavat ja -välineet ovat kehittyneet, eikä entinen meno voi sellaisenaan jatkua, ei ainakaan kaikilla. Meidän on kyettävä löytämään meidän kunkin töihimme sopivat tavat siirtyä ajasta ja paikasta riippumattomaan työtapaan. Heti alusta alkaen on ollut selvää, ettei kaikkien työ ole kuitenkaan ainakaan vielä muuttunut niin paljon, että irtoaminen omasta työpisteestä ole monestakaan syystä mahdollista.

      Voi olla, että esim. tuon pilotin myötä me kaikki vakuutumme, että esim. kaupungin palveluksessa olevien lakimiesten tehtävät ovat sellaisia, ettei niiden kunnollinen hoitaminen asiallisesti ottaen onnistu edes kahden hengen jaetussa huoneessa, saati laajemmassa kokonaisuudessa. Jos kun näin havaitaan, asiat pitää voida järjestää sen mukaan! En kuitenkaan suoralta kädeltä niele tuotakaan totuudeksi, koska universaali totuus se ei ole, jossain muualla juristit ovat samassa veneessä muun henkilöstön kanssa.

      Valmistautumisessa pilottiin ja ylipäänsä koko tätä projektia suunniteltaessa yksi aivan keskeinen tavoite on ollut henkilöstön työhyvinvoinnin parantaminen, ei huonontaminen. Yhteisöllisyyden lisääminen on hyväksi paitsi kommunikaation kannalta, se myös lisää työssä viihtymistä ja jaksamista. Toki sillä edellytyksellä, että yhteisissä tiloissa mahdolliset häiriötekijät osataan ottaa huomioon ja eliminoida mahdollisimman tehokkaasti. Tilojen akustiset ratkaisut, sermit, puhelinkopit ja erityisesti kussakin työyhteisössä sovittavat pelisäännöt ovat ehdoton edellytys sille, että työrauha ja kunkin omaan työskentelyyn keskittyminen voidaan turvata.

      Huoli sosiaalitiloista on aito ja oikea: siitäkin olemme projektissa olleet selvillä koko ajan. Mitoitukset ja käytännöt pitää saattaa vastaamaan muuttuvia henkilöstömääriä kussakin kohteessa.

      Jos joskus oulun kaupungin hallinnon piirissä on joku joutunut mustalle kirjaan tai epätoivotuksi henkilöksi, se peli saa luvan loppua viimeistään nyt! Kenenkään ei pidä pelätä asemaansa tai kohteluaan työpaikalla sen vuoksi, että saattaa esittää erilaisia mielipiteitä kuin johto. Ei todellakaan, kannustan olemaan eri mieltä, kunhan se tapahtuu muita työyhteisön jäseniä loukkaamatta ja asialliseen sävyyn. Esim. kuten Sinä Mirja tuossa vastauksessasi blogiini. Sitä paitsi tästäkin projektista voi ns. johdon piirissä esiintyä keskenään hyvinkin erilaisia mielipiteitä – oikeastaan sekin on aika lailla suotavaa.

      Pahoittelen vaan, että huomasin vastauksesi vasta nyt. Keskustelu jatkukoon!

      Vastaa
      1. mirja särkelä

        Juu, maailma muuttuu Eskoseni on paljon meitä aikaisemmin lausuttu lause. En minä itseäni fossiilina pidä. Enkä mielestäni väittänytkään, etteikö toimitiloja voida järkevästi tarkastella – työtehtäviin sopivalla tavalla työntekijöitä kannattaakin sijoittaa samoihin tiloihin. Mutta nyt on jäänyt sellainen kuva, että kaikki työntekijät pakataan samalla periaatteella: olemassa olevat seinät poistetaan ja tilalle yhteisöllisyyttä korostavat yhteistilat. Jokainen kerää työnsä joka aamu ja hakee istuinta missä vapaata löytyy tai sitten seisoskelee pystypöydän ääressä ipadinsa kanssa.

        Yleisistä totuuksista en tiedä, mutta sen tiedän, että tällaisissa yhteisöissä työskentelevät lakimiehet eivät ole tyytyväisiä (ainakaan minun kanssa jutelleet). Lakimiehet käsittelevät varsinkin sosiaalipuolella ja myös koulupuolella oppilaisiin kohdistuvia sellaisia asioita, joita ei voi käsitellä muiden kuullen. Kuka ottaa vastuun, jos salassapidettävät tiedot joutuvat ulkopuolisten tietoon? Kyllä se on lakimies, joka on käsitellyt huolimattomasti hallussaan olevia tietoja.
        Yhteisöllisyydestä ja sen hyvistä puolista voidaan olla vähintään kahta mieltä. Myös ihmiset ovat erilaisia – toinen vaatii tuekseen aina jonkun toisen mielipiteen; toisen työ on enemmän itsenäistä.

        En tiedä, kenen kanssa pilotin suunnittelijat ja toteuttajat ovat keskustelleet, mutta itse olen saanut tämän projektin aikana sellaisen käsityksen, että vain harvat, ja äänekkäästi vain ne jotka suunnittelevat muutosta, ovat tyytyväisiä ja hehkuttavat asian puolesta.

        En myöskään tiedä sitä, miten tavallinen toimistotyöntekijä voi olla ajasta riippumaton työntekijä. Eikö meillä ole työaikalait ja työehtosopimukset, joiden nojalla työaika on järjestettävä. Työajan laajempaan muutokseen kai pitäisi saada lain muutos. Johtajat ovat erikseen enkä heidän puolesta ole tässä kannanottoja esittämässä.

        On positiivista, että annat Ari löysää siinä, että erilaisten työtehtävien osalta pysyvää työpistettä ”voidaan” harkita. Tätä kannattaisi tuoda enemmän esille, koska suhtautuminen muutokseen on osittain kaoottista.

        Taas vähän purkautuen
        Särkelän Mirja

        Vastaa
  2. Tanja Hautamäki

    Kiinnostavaa tietää, että tällaiseen monitilatoimistopilotointiin löytyy rahaa näinä taloudellisesti tiukkoina aikoina. Tulevat kustannussäästöt ovat ilmeisesti suuret – mikä tietysti on hyvä asia. Kuntalaisena minua lisäksi kiinnostaisi tietää, kuinka paljon monitilatoimistopilotin suunnittelu on tullut maksamaan. Onko asialla ollut ulkopuolinen konsultti?

    Vastaa
    1. mirja särkelä

      Rakennusten muutosten kustannukset olivat yksi asia, joka minuakin hämmästytti – muutama miljoona tässä tilanteessa. Niistä en rohjennut edes puhua, kun tuntui että ”pursusin” tätä käytännön ongelmaa liiaksikin. Eihän muutoksen kustannukset välttämättä ole kokonaisuutena vielä edes tiedossa (liekö arvioitukaan), koska esim. ihmisten sopeutuminen tiukkaan ”sosiaalisuuteen” vie useita vuosia ja aiheuttaa varmasti pahoinvointia, työssä jaksamisen ongelmia ja sitä kautta tarpeettomia sairaslomia.
      Koko tilannehan varmaan vuosien kuluessa helpottuu, kun eläkkeelle jäävien tilalle ei oteta uusia henkilöitä, palveluja ulkoistetaan ja tätä kautta julkisten tilojen tarve vähenee.
      Särkelän Mirja

      Vastaa
      1. Ari Heikkinen

        Hei!

        Pahoittelen taas tämän viestin viipymistä!

        Ihan ensiksi kuluista: kaupungintalon pilotti maksaa noin 60 000 euroa suunnittelu- ja konsultointikustannuksineen. Totta kai meidän kaupungintalolla työskentelevien työaikaa siihen myös on mennyt, mutta sitä ei ole erikseen laskettu. Pilotti sinänsä on kokonaisuudessa aika pieni osa.

        Kokonaiskustannusarvio muutostöille Ympäristötalossa, Oulu10ssä ja Kaupungintalolla on runsaat kaksi miljoonaa euroa – se on suunnilleen se sama summa, jonka maksamme hallinnon vuokratiloista kaupungin ulkopuolisissa vuokrakiinteistöissä. Eli siis muutostyöt maksavat itsensä takaisin noin vuodessa (!) pienentyneinä kuluina ja siitä pitäen kaupunki säästää joka vuosi kaksi miljoonaa euroa. Siis joka vuosi!

        Pahoittelen kyllä myös sitä, että viestinnässä on mennyt pieleen tämä: alun alkaenkaan ei ole ollut mitään harhakuvitelmaa siitä, etteikö merkittävä osa kaupungintalon ja myös muiden toimistorakennusten työntekijöistä oikeasti tarvitse jatkossakin kiinteän työpisteen. Ja sellainen heille muutoksessakin taataan. Samoin työajanseuranta jatkuu – usein se on mainio turva ylenmäärin vapaa-ajalle tunkeutuvaa työelämää vastaan.

        Uskon myös siihen, että pystymme ottamaan hyvinkin yksilöllisiä toiveita työtilojen ja muiden olosuhteiden osalta huomioon. Sehän on meistä itsestämme kiinni!

        Yst. terv. Ari

        Vastaa

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *