Avainsana-arkisto: monitilatoimisto

Hallinnon monitilatoimistoprojekti etenee – johdon pilotti alkaa tammikuussa

Oulun kaupungin johtoryhmä näytti maanantaina vihreää valoa Kaupungintalolla aloitettavalle monitilatoimistopilotille. Joulukuun puolivälin ja tammikuun alkupuolen välillä toteutettavat tilojen ja kalustuksen muutokset mahdollistavat kaupungin johdon siirtymisen uudenlaiseen toimintatapaan, jossa luovutaan omista työhuoneista ja tehostetaan tilojen käyttöä.

– On hienoa, että muutos hallinnon toimintatavoissa ja tilankäytössä voidaan aloittaa kaupunginjohdosta, sillä juuri johtajien työhuoneet ovat olleet kaikkein vähimmällä käytöllä. Oma arvioni on, että olen kokouksissa ja palavereissa muissa tiloissa kaupungintalolla tai aivan muualla yli 90 % työajastani. Aivan samoin kuin minullakin, yleisesti kaupunginjohtajistolla tuntuu olevan eniten aikaa istua oman työpöytänsä ääressä normaalin virka-ajan ulkopuolella – silloin eivät sihteerimme ole paikalla. Niinpä on perusteltua testata, miten työhuoneiden jakaminen sujuu niin kollegoiden kuin sihteerienkin kanssa.

Pilotin ei ole tarkoitus olla pitkä, vaan jo helmikuun jälkeen tehdään arviointia siitä, miten homma on toiminut. Tarkoitus on, että jokainen pilottiin osallistuva saa halutessaan vaikka päivittäin merkitä muistiin kokemuksensa ja ajatuksensa – ja kaikki palaute käydään huolella läpi! Vasta pilotin arvioinnin jälkeen maaliskuussa tehdään pidemmälle meneviä ratkaisuja siitä, missä muodossa monitilaprojektia toteutetaan eteenpäin.

Tavoitteet monitilaprojektille ovat sinänsä ennallaan, ja niin Kaupungintalolla, Oulu10ssä kuin Ympäristötalossakin toimivat projektiryhmät saavat jatkaa työtään. On hyvä pitää mielessä, että projektin ainoana tavoitteena ei ole suinkaan kustannussäästöt, vaikka niilläkin on toki merkitys. Aivan olennainen asia on hallinnon työskentelytapojen muuttaminen. Johtavissa ja asiantuntijatehtävissä toimivien työskentely on jo pitkään ollut liikkuvaa, ajasta ja paikasta riippumatonta. Työ kulkee mukana mobiilien työvälineiden myötä. Työtilojen ja muiden työhön liittyvien järjestelyjen, kuten esim. langattomien verkkojen ja mobiililaitteissa toimivien sovellusten pitää tukea yhteisöllistä ja liikkuvaa työtapaa.

Yhteisöllinen tilojenkäyttö puolestaan vaatii meiltä kaikilta opettelua ja ennakkoluulotonta asennetta – jossakin määrin yksityisyydestä joudutaan tinkimään, mutta tilalle saadaan työtovereiden seuraa ja luontevia kohtaamisia pitkin työpäivää!

Projektin keskeinen tavoite talouden näkökulmasta on kaupungin palvelualojen ja liikelaitosten hallinnon tilankäytön tehostamisella saavutettavat merkittävät tilakustannussäästöt. Ulkoisissa vuokratiloissa on tällä hetkellä hyvinvointipalvelujen, sivistys- ja kulttuuripalvelujen, Oulun Serviisin, Oulun Tilakeskuksen ja BusinessOulun hallintotiloja. Kaikkine kuluineen näistä tiloista maksetaan pari miljoonaa euroa vuodessa. Samaan aikaan meillä on omia tiloja tyhjilläänkin. Silti ensisijainen tavoite on saada hallintojen toiminnot mahtumaan Kaupungintalolle, Oulu10:in ja Ympäristötalolle, joissa tarvitaan toimintatapojen muutosta, jotta kaikki niihin mahtuisimme – meidän on esim. kyseenalaistettava yhden hengen työhuoneet ylipäätään, vaikka tiukasta linjasta sitten joutuisimmekin esim. tuon pilotin arvioinnin myötä hiukan tinkimään!

Tässä lyhyesti hallintotilojen suunnitelmien tilanne nyt:

  • viestintä sekä konsernipalvelujen kehittämisen palvelualueen toiminnot siirtyvät Oulu10:stä syksyllä 2015 Kaupungintalolle
  • hyvinvointipalvelujen hallinto siirtyy Oulu10:iin ja sen ulkoisista vuokratiloista luovutaan vuoden 2015 loppuun mennessä
  • Serviisin toiminnot siirtyvät Ympäristötaloon vuoden 2016 syksyyn mennessä. Tilakeskuksen osalta asia selviää kevään 2015 aikana
  • sivistys- ja kulttuuripalvelujen hallinnon ja BusinessOulun osalta tarkemmat päätökset ratkaisuista tehdään kevään 2015 kuluessa, mutta kaupungin omiin tiloihin siirrytään joka tapauksessa vuoden 2017 aikana

Vetäytymistila-, puhelinkoppi-, kalusto- ja sermiratkaisuilla pyritään varmistamaan työhyvinvointi ja työrauha kaikille. Yhtään seinää ei pilotissa siirretä tai puhkaista. Pilotin kustannusarvio on suuruusluokkaa 55 000 €, koostuen lähinnä sähkö- ja ilmanvaihtoteknisistä töistä ja pienistä rakennusteknisistä muutoksista.

Aineistojen säilytys, vaatekaapit yms. -käytännön kysymyksiä ratkotaan pilottiin valmistauduttaessa erikseen. Myös melua, kopinaa jne. häiriötekijöitä vähentäviä akustisia ratkaisuja pohditaan. Ja koko käytävän yhteiset pelisäännöt tarvitaan – kussakin huoneessa niitä voidaan soveltaa eri tavoin.

Blogikirjoituksen julkaisun jälkeen hallintotilaprojektin toteutus on muuttunut siten, että pilotti toteutetaan kaupungintalolla eri alueella ja noin kaksi kuukautta suunniteltua myöhemmin.

 Ari Heikkinen
Konsernipalvelujen hallintojohtaja

Seiso henkesi edestä!

Olemme kaikki tienneet jo pitkään, että liikkumattomuus on vaarallista: kun kuluttaa vähän, lihoo. Kunto romahtaa. Ja tulee selkävaivoja. Tässä blogissakin sivistys- ja kulttuurijohtaja Mika Penttilä muistutti istumisen terveyshaitoista huhtikuussa.

Silti UKK-instituutin ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen Terveys 2011 -tutkimus hätkähdyttää: istuminen on sen mukaan jopa hengenvaarallista – melkein yhtä vaarallista kuin tupakanpoltto ja jopa vaarallisempaa kuin liikalihavuus yksinään. Kuolemanriski on kolkko ilmaus.

Tuon tutkimuksen mukaan vietämme valveillaoloajasta reilut yhdeksän tuntia istuen tai maaten, me miehet vieläpä kolme varttia enemmän kuin naiset. Aktiiviliikunta ei yksin pelasta, jos joka tapauksessa istumme liikaa jatkuvasti. Toisin sanoen runsas istuminen saattaa romuttaa riittävänkin liikunnan terveysvaikutukset.

Liian monella meistä Oulun kaupungin työntekijöistä työ on päivästä toiseen istumista, usein päätteen äärellä. Osalle työntekijöistä on voitu hankkia säädettävä työpöytä, jotta työpäivän aikana voi välillä tehdä työtään seisten työnteon kärsimättä. Motorisoiduilla pöydillä on korkea hankintahinta ja sen vuoksi niitä ei ole kaikilla. Eikä niitä todennäköisesti hankita jatkossakaan kaikille. Voi kuitenkin kysyä, kuinka järkevää on odottaa, että työntekijälle tulee istumisesta selkävaivoja, joiden perusteella sitten se motorisoidun pöydän hankinta voidaan tehdä.

Niin, tällainen peli ei vetele! Meidän on ryhdyttävä aktiivitoimiin, ettemme pilaa selkiämme ja vaaranna ylipäätään terveyttämme. Meidän on noustava seisomaan ja kävelemään. Ehdotan, että kaupungin työterveyshuolto ja henkilöstön palvelualue yhdessä kaupungin johdon, palveluprosessien ja liikelaitosten johdon ja henkilöstöjärjestöjen kanssa ryhtyy kampanjoimaan liiallista istumista vastaan. Esimiesten tulee olla esimerkkinä ja kannustamassa omia työntekijöitään liikkeelle työpäivän mittaan.

Ilman säädettäviä pöytiäkin on mahdollista lisätä seisomista ja kävelemistä joka päivä. Jos puhelin soi, nouse jaloillesi! Jos luet paperia, ota muutama askel! Juo kahvisi kahvitunnilla seisten! Älä käytä hissiä vaan portaita. Luovu työpöytätulostimesta.  Järjestä palavereita kävellen – muistiinpanot voivat olla ongelma, mutta ne voi koettaa tehdä palaverin päätteeksi. Nouse kokouksessa vaikkapa edes tunnin välein jaloittelemaan. Esimies: kokeilepa kehityskeskusteluja kävellen, minulla on niistä hyviä kokemuksia!

Järjestetään kokoushuoneita, joissa kokoustetaan seisoen – meneillään olevan hallinnon tilaprojektin yhteydessä on pidettävä huoli, että niin Oulu10:ssä, Ympäristötalossa kuin kaupungintalollakin on jatkossa ainakin yksi seisomakokoushuone, mieluummin vaikka useita. Onko ihan varmaa, että kaikki palaverit ja kokoukset ovat tarpeellisia? Voisiko osan hoitaa videoneuvotteluna tai puhelimitse? Epäilen, etteivät kaikki kokoukset ole riittävän hyvin valmisteltuja, minkä vuoksi ne venyvät tarpeettoman pitkiksi. Ja epäilen vahvasti, että kokousten kestoon vaikuttaa myös puutteellinen valmistautuminen – asioihin voi ja pitää paneutua ennen kokousta! Asetetaan tavoitteeksi, että kokousten ja palaverien määrä ja kesto puolitetaan – siinä vapautuu myös aikaa muille tehtäville.

Jos joku kaipaa vielä lisämotivaatiota, tässä olisi: kaksi tuntia päivässä seisten istumisen sijaan ja avot, 10 kiloa pois painosta vuodessa, lupaavat asiantuntijat!

Tässä vielä motivoiva taukojumppavideo!


Ari Heikkinen
Konsernipalvelujen hallintojohtaja

Kaupungintalo ja Oulu10 monitilatoimistoiksi?

Kaupungin johto muutoksen kärjessä

Monitilatyöympäristössä on kuhunkin työtehtävään soveltuvia tiloja. Uusi työympäristö ja uudet työtavat lisäävät työn mielekkyyttä ja työhyvinvointia. Totuttelun jälkeen aiempaa tiiviimpi kontakti työtovereihin on pelkästään myönteinen asia. Huoli työrauhasta on oikeutettu, mutta esimerkiksi erilaisilla työskentelytiloilla työrauha saadaan varmistettua.

 

Monitilatoimisto

Hahmotelma monitilatoimistosta (Workspace Oy). Klikkaa kuva suuremmaksi

Muutos on mahdollisuus

Työelämä on muuttunut niin, että omiin koppeihin sulkeutuminen ei enää oikein käy. Jo tänä päivänä suuri osa hallinnon väestä työskentelee enimmäkseen ihan muualla kuin omassa työpisteessään. Kokoukset, palaverit ja työmatkat jättävät esimerkiksi johdon työtilat ainakin 90-prosenttisesti tyhjilleen. Meillä ei ole siihen varaa.

Monitilatoimistossa kuhunkin työtehtävään on optimaaliset tilat: hiljaiseen työskentelyyn ja puheluihin, palavereihin ja neuvotteluihin, vuorovaikutteiseen ja niin edelleen. Osalla työntekijöistä työpiste voi olla kiinteä, osalla ei ole osoitettua työpistettä.

Kun emme sulkeudu lokeroihimme, vuorovaikutus toimiston väen kesken kasvaa, asiat sujuvoituvat, sähköposti vähenee ja väärinkäsitykset oikaistaan pikaisemmin. Monitilatyöympäristön etuja ovat myös työn paikka- ja aikasidonnaisuuden vähentyminen sekä uusien työtapojen (esimerkiksi videoneuvottelujen) myötä tapahtuva uusien työvälineiden käyttöönotto. Näiden tekijöiden myötä työn tekemisen mielekkyys ja henkilöstön hyvinvointi kasvavat. Hallinnon toiminta tehostuu ja kustannussäästöjä saadaan myös tilavuokrista.

Monitilatyöympäristöön liittyvistä haasteista merkittävin lienee henkilöstön sitoutuminen muutokseen: miten henkilöstö saadaan vakuuttumaan uudistuksen myönteisyydestä. Haasteena on myös kaupungin taloustilanne, joka asettaa rajoituksia tilojen muutostöille.

Kohtaamisia nokikkain ja etänä

Vuorovaikutteisuus on tulevaisuudenkin työssä tärkeää, jopa tärkeämpää kuin nykyisin. Joskus on välttämätöntä kommunikoida nokikkain kollegojen ja yhteistyökumppaneiden kanssa, mutta on myös totuttava käyttämään monipuolisesti eri  kommunikaatiovälineitä. Vähitellen voimme hoitaa osan hitaasta ja raskaasta sähköpostiviestinnästä tehokkaampien välineiden kautta. Esimerkiksi Lyncin käyttö on meillä vielä alussa.

Ari Heikkinen

Ari Heikkinen

Kaupungilla on uudet etätyöohjeet, jotka mahdollistavat etätyön aiempaa sujuvammin. Kyse on paljolti esimiehen ja työntekijän yhteisen sävelen löytämisestä, jotta työtehtävät hoituvat ajasta ja paikasta riippumatta. Muutoksessa on muutenkin paljolti kyse esimiestyön onnistumisesta, sillä vanhakantaisen kontrollin sijaan on rakennettava luottamusta. Esimiehen ja työntekijän on yhdessä määritettävä työlle asetettavat tavoitteet ja yhdessä niitä sitten myös seurataan ja arvioidaan: kehityskeskustelujen merkitys nousee arvoon arvaamattomaan.

Oulun kaupungin johtoryhmä on näyttänyt monitilatyöympäristöprojektille vihreää valoa. Johtoryhmä käy huhtikuun lopulla läpi tarkennettuja suunnitelmia. Kunnianhimoisimpien aikataulujen mukaan jo vuoden 2015 alussa toteutetaan isoja muutoksia työskentelytavoissa ja tilojenkäytössä. Tämä aikataulu edellyttää päätöksiä jo kevään kuluessa. Muutoksen toteutus aloitetaan kaupungin ylimmästä johdosta ja konsernipalveluista, siis kaupungintalolta ja Oulu10:stä. Jatkossa projekti etenee Ympäristötaloon, hyvinvointipalveluiden ja sivistys- ja kulttuuripalveluiden hallintoihin sekä liikelaitosten hallintoihin.

Ari Heikkinen,
Konsernipalvelujen hallintojohtaja