Avainsana-arkisto: työtilat

Kaupungintalo ja Oulu10 monitilatoimistoiksi?

Kaupungin johto muutoksen kärjessä

Monitilatyöympäristössä on kuhunkin työtehtävään soveltuvia tiloja. Uusi työympäristö ja uudet työtavat lisäävät työn mielekkyyttä ja työhyvinvointia. Totuttelun jälkeen aiempaa tiiviimpi kontakti työtovereihin on pelkästään myönteinen asia. Huoli työrauhasta on oikeutettu, mutta esimerkiksi erilaisilla työskentelytiloilla työrauha saadaan varmistettua.

 

Monitilatoimisto

Hahmotelma monitilatoimistosta (Workspace Oy). Klikkaa kuva suuremmaksi

Muutos on mahdollisuus

Työelämä on muuttunut niin, että omiin koppeihin sulkeutuminen ei enää oikein käy. Jo tänä päivänä suuri osa hallinnon väestä työskentelee enimmäkseen ihan muualla kuin omassa työpisteessään. Kokoukset, palaverit ja työmatkat jättävät esimerkiksi johdon työtilat ainakin 90-prosenttisesti tyhjilleen. Meillä ei ole siihen varaa.

Monitilatoimistossa kuhunkin työtehtävään on optimaaliset tilat: hiljaiseen työskentelyyn ja puheluihin, palavereihin ja neuvotteluihin, vuorovaikutteiseen ja niin edelleen. Osalla työntekijöistä työpiste voi olla kiinteä, osalla ei ole osoitettua työpistettä.

Kun emme sulkeudu lokeroihimme, vuorovaikutus toimiston väen kesken kasvaa, asiat sujuvoituvat, sähköposti vähenee ja väärinkäsitykset oikaistaan pikaisemmin. Monitilatyöympäristön etuja ovat myös työn paikka- ja aikasidonnaisuuden vähentyminen sekä uusien työtapojen (esimerkiksi videoneuvottelujen) myötä tapahtuva uusien työvälineiden käyttöönotto. Näiden tekijöiden myötä työn tekemisen mielekkyys ja henkilöstön hyvinvointi kasvavat. Hallinnon toiminta tehostuu ja kustannussäästöjä saadaan myös tilavuokrista.

Monitilatyöympäristöön liittyvistä haasteista merkittävin lienee henkilöstön sitoutuminen muutokseen: miten henkilöstö saadaan vakuuttumaan uudistuksen myönteisyydestä. Haasteena on myös kaupungin taloustilanne, joka asettaa rajoituksia tilojen muutostöille.

Kohtaamisia nokikkain ja etänä

Vuorovaikutteisuus on tulevaisuudenkin työssä tärkeää, jopa tärkeämpää kuin nykyisin. Joskus on välttämätöntä kommunikoida nokikkain kollegojen ja yhteistyökumppaneiden kanssa, mutta on myös totuttava käyttämään monipuolisesti eri  kommunikaatiovälineitä. Vähitellen voimme hoitaa osan hitaasta ja raskaasta sähköpostiviestinnästä tehokkaampien välineiden kautta. Esimerkiksi Lyncin käyttö on meillä vielä alussa.

Ari Heikkinen

Ari Heikkinen

Kaupungilla on uudet etätyöohjeet, jotka mahdollistavat etätyön aiempaa sujuvammin. Kyse on paljolti esimiehen ja työntekijän yhteisen sävelen löytämisestä, jotta työtehtävät hoituvat ajasta ja paikasta riippumatta. Muutoksessa on muutenkin paljolti kyse esimiestyön onnistumisesta, sillä vanhakantaisen kontrollin sijaan on rakennettava luottamusta. Esimiehen ja työntekijän on yhdessä määritettävä työlle asetettavat tavoitteet ja yhdessä niitä sitten myös seurataan ja arvioidaan: kehityskeskustelujen merkitys nousee arvoon arvaamattomaan.

Oulun kaupungin johtoryhmä on näyttänyt monitilatyöympäristöprojektille vihreää valoa. Johtoryhmä käy huhtikuun lopulla läpi tarkennettuja suunnitelmia. Kunnianhimoisimpien aikataulujen mukaan jo vuoden 2015 alussa toteutetaan isoja muutoksia työskentelytavoissa ja tilojenkäytössä. Tämä aikataulu edellyttää päätöksiä jo kevään kuluessa. Muutoksen toteutus aloitetaan kaupungin ylimmästä johdosta ja konsernipalveluista, siis kaupungintalolta ja Oulu10:stä. Jatkossa projekti etenee Ympäristötaloon, hyvinvointipalveluiden ja sivistys- ja kulttuuripalveluiden hallintoihin sekä liikelaitosten hallintoihin.

Ari Heikkinen,
Konsernipalvelujen hallintojohtaja